Omdat de Opdrachtgever veelal niet alle disciplines, deskundigheid en/of capaciteit in eigen huis heeft om het project zelfstandig te realiseren, worden taken van het bouwproces uitbesteed, onder andere in de aanbestedingsfase van een project en contract.
Overheidsorganisaties zijn gebonden aan wet- en regelgeving op drie niveaus te weten Europees, nationaal en eigen beleid en inkoopregelingen.

De Europese richtlijnen zijn nationaal van toepassing en verder uitgewerkt in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en in het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass). Hiermee is een formele aanbestedingsplicht ontstaan. Daarnaast is een praktische uitwerking van het Bao vertaald in het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW2005). Hierin zijn speciale regels verwoord om er voor te zorgen dat algemene beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie worden geëerbiedigd voor het uitbesteden van werken, leveringen en diensten.

Aanbestedingsproces

Het aanbestedingsproces bestaat uit 4 fasen met bijbehorende activiteiten en documenten, te weten:

  1. Aankondigen van de opdracht, aanmelden en selecteren voor de opdracht;
  2. Informeren en inlichten;
  3. Inschrijven en beoordelen;
  4. Onderhandelen (niet verplicht), gunnen en contracteren.

Zowel de Opdrachtgever als de Opdrachtnemer (die in deze fase nog als Gegadigde of Inschrijver wordt aangemerkt) vervullen activiteiten in deze fase. Diverse, maar niet alle, documenten die in dit traject worden opgesteld gaan behoren tot de contractdocumenten. De belangrijkste documenten door Opdrachtgever opgesteld zijn de nota(’s) van inlichtingen en het proces verbaal van aanwijzing (niet-verplicht). Het document van de Opdrachtnemer welke tot de contractdocumenten gaat behoren is de Inschrijving ookwel Aanbieding genoemd in de UAV-GC 2005.

Projectburo B.V.

Projectburo B.V. beschikt over jarenlange ervaring met aanbestedingen, aan zowel de opdrachtgeverszijde als opdrachtnemerszijde. Voor u of samen met u kunnen wij dit proces inrichten en uitvoeren en u adviseren over een passende inkoopstrategie.

Rol opdrachtgever

Activiteiten van de Opdrachtgever in deze fase zijn:

  • Het aankondigen van de opdracht;
  • Opstellen van selectievereisten;
  • Opstellen van inschrijvingseisen;
  • Opstellen van gunningscriteria;
  • Opstellen selectieadvies en uitnodigen van Gegadigden;
  • Inlichten en informeren van Gegadigden;
  • Ontvangen en controle op volledigheid van Inschrijvingen / Aanbiedingen door Gegadigden;
  • Beoordelen van Inschrijvingen;
  • Indien nodig verzoeken om nadere toelichting op de Inschrijving;
  • Opstellen gunningsadvies op basis van de gunningscriteria (proces verbaal van aanbesteding mogelijk vergezeld van een advies tot besluitvorming);
  • Gegadigden informeren over het voornemen tot gunning;
  • Indien gewenst kan een onderhandelingsronde worden ingericht voor het voeren van onderhandelingen met een select aantal Inschrijvers;
  • Contracteren van de Opdrachtnemer.

Rol opdrachtnemer (gegadigde/inschrijver)

Activiteiten van de Opdrachtnemer in deze fase zijn:

  • Het beoordelen van de opdracht;
  • Het verzamelen van gegevens ten behoeve van aanmelding en selectie;
  • Aanmelden voor de opdracht;
  • Opstellen van een verwervings- of Tenderplan en projectorganisatie;
  • Opstellen van vragen ter verduidelijking van de aanbestedingsdocumenten;
  • Deelnemen aan inlichtingen en/of Individuele Inlichtingen;
  • Verwerken van aanbestedingsgegevens tot een Inschrijving minimaal bestaande uit een Inschrijfsom op basis van het gevraagde in de Inschrijvingsleidraad;
  • Beoordelen van het proces verbaal van aanbesteding;
  • Indien gewenst tijdens de Alcatel-termijn bezwaar aantekenen tegen het voornemen tot gunning;
  • Eventueel deelnemen aan de onderhandelingen;
  • Definitief maken van de contractdocumenten.