Aanbestedingsfase opdrachtgever

De selectieleidraad geeft de gegadigde een beeld van de opdracht en de aanbestedingsprocedure. De selectieleidraad beschrijft op welke wijze Belangstellenden in aanmerking kunnen komen voor een uitnodiging tot Inschrijving voor de opdracht. In de selectieleidraad wordt vermeld aan welke eisen Belangstellenden minimaal dienen te voldoen om tot de selectie te worden toegelaten (minimumeisen). Voorts wordt vastgelegd welke gegevens bij Aanmelding dienen te worden overlegd, evenals welke gegevens ten behoeve van de selectie dienen te worden verstrekt. Verder wordt vastgelegd op welke wijze vervolgens de selectie plaatsvindt van de Gegadigden die aan de minimumeisen voldoen.

Inschrijvingsleidraad

De inschrijvingsleidraad bevat informatie over het verloop van de aanbestedingsprocedure. Meer in het bijzonder staan de eisen centraal waaraan de (inhoud van de) Inschrijving moet voldoen, de beoordelingsprocedure en de beoordelingscriteria. Tenslotte wordt vermeld welke procedures er gevolgd worden na de uiteindelijke selectie van Gegadigden en wat bij uiteindelijke inschrijving het gunningscriterium zal zijn.

Nota van inlichtingen

Ten tijde van de aanbesteding kunnen bij de Inschrijvers onduidelijkheden ontstaan. In dit kader wordt in het proces tijd beschikbaar gesteld waarin de Inschrijvers de mogelijkheid krijgen om vragen te stellen. De beantwoording van de vragen vindt plaats in de Nota van Inlichtingen. Een Nota van Inlichtingen is een contractstuk en wordt aan alle Inschrijvers verstrekt. Ook kunnen er Individuele Inlichtingen worden georganiseerd conform een vastgesteld protocol. Hieruit volgt een proces verbaal van Individuele Inlichtingen welke slechts ter beschikking wordt gesteld aan de betreffende Inschrijver. Alle Inschrijvers worden in de gelegenheid gesteld om gebruik te maken van de Individuele Inlichtingen.

Gunningsadvies

Op basis van de Inschrijvingsleidraad is voorgeschreven hoe de Inschrijvingen moeten worden beoordeeld. Naast een controle op volledigheid vindt ook een beoordeling op basis van de gunningscriteria plaats. Veelal wordt bij een geïntegreerde contractvorm niet alleen beoordeeld op prijs maar ook op kwaliteitsaspecten. Wanneer niet alleen de prijs maar ook de kwaliteit wordt beoordeeld is er sprake van een beoordeling op de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI).

Gunning en contract

De Inschrijver die in aanmerking komt voor gunning van het Werk wordt van het voornemen op de hoogte gebracht, evenals de Inschrijvers die niet in aanmerking komen voor de opdrachtverstrekking. Gedurende de zogenaamde Alcatel-termijn mag de Opdrachtgever niet overgaan tot definitieve gunning, eerst na verstrijken van deze termijn (15 dagen) wordt de Opdrachtnemer uitgenodigd om het contract definitief te maken en te ondertekenen.