Systeemgerichte contractbeheersing

In de contractfase opdrachtgever wordt de Systeemgerichte Contractbeheersing vormgegeven in een Contractbeheersplan, waarin de organisatie en taken en bevoegdheden worden vastgelegd, alsmede een toetsplan op basis waarvan toetsen worden gepland en uitgevoerd. Beide plannen kunnen worden geactualiseerd aan veranderende omstandigheden waarbij een Verzoek tot Wijziging en uiteindelijke aanpassing van het contract de meeste impact veroorzaakt.

Toetsingsproces

Toetsing geeft inzicht in de wijze waarop Opdrachtnemer het contract uitvoert. Opdrachtgever heeft in het Toetsingsplan opgenomen welke ontwerpdocumenten van Opdrachtnemer worden verlangd. Na indiening van het ontwerpdocument kan Opdrachtnemer zijn werkzaamheden zonder onderbreking voortzetten. Opdrachtgever is niet per definitie verplicht te toetsen.

Acceptatieproces

De acceptatietermijnen liggen vooraf vast (Annex IV) en zijn zogenaamde stoppunten. Na het indienen van een acceptatieverzoek legt Opdrachtnemer zijn werkzaamheden stil en zet deze pas voort na acceptatie (‘GO’/goedkeuring) van Opdrachtgever. Dit in tegenstelling tot het proces van toetsing.

De volgende onderdelen dienen ter acceptatie voorgelegd te worden aan de Opdrachtgever:

  • Documenten en resultaten van werkzaamheden;
  • Gemachtigde Opdrachtnemer (§ 2 UAV-GC 2005 );
  • Zelfstandige hulppersonen aangewezen door Opdrachtnemer (§ 6 UAV-GC 2005 ).

De acceptatie wordt schriftelijk vastgesteld. Opdrachtgever verklaart hierin geen bezwaar te hebben tegen de door Opdrachtnemer voorgelegde documenten, gemachtigden, zelfstandige hulppersonen, specifieke werkzaamheden of resultaten van werkzaamheden. Acceptatie is echter geen overname van de verantwoordelijkheid, deze blijft rusten bij de Opdrachtnemer.

Audit

Een Audit is het uitvoeren van een toets of controle op het proces of kwaliteitssysteem. Het doel hiervan is Opdrachtnemer te controleren of men de kwaliteit waarborgt. De resultaten worden vastgelegd in een rapport.